Cet article explique comment préparer un document à téléverser dans Horizon pour l'examen et la signature des employés.
Format de document accepté pour le téléversement : PDF
TABLE DES MATIÈRES
Comment créer un document pour signature
Votre gestionnaire de la réussite client dédié peut aider votre équipe à téléverser et configurer les documents nécessitant une signature.
Avant de téléverser un document pour signature dans Horizon, nous recommandons ce qui suit pour assurer une bonne uniformité:
Planifiez vos champs
- Déterminez les champs que vous souhaitez inclure dans votre document. Les champs disponibles sont :
Remarque : Chaque document doit inclure au moins un champ Signature.
| Champ | Utilité |
|---|---|
| Signature* | Capture une signature complète et l'horodatage du destinataire. |
| Initiales | Capture une signature abrégée, généralement utilisée pour confirmer certaines pages ou clauses. |
| Nom | Remplit automatiquement ou recueille le nom complet du destinataire. |
| Courriel | Remplit automatiquement ou recueille l'adresse courriel du destinataire. |
| Date | Capture ou remplit automatiquement la date à laquelle le document est complété ou signé. |
| Texte | Permet de courtes réponses écrites. |
| Nombre | Restreint la saisie aux chiffres seulement. |
| Bouton radio | Présente un ensemble d'options parmi lesquelles une seule peut être sélectionnée. |
| Case à cocher | Permet de sélectionner un ou plusieurs éléments d'une liste. |
| Menu déroulant | Une liste sélectionnable d'options prédéfinies. |
*Obligatoire
- Laissez un espace vide à l'endroit où chaque champ doit apparaître, avec un espacement suffisant entre les champs.
Tenez compte du type de document à signer et de sa récurrence
Pour un modèle qui sera réutilisé, évitez d'inclure des informations qui changent souvent, comme les coordonnées d'une personne en particulier. Utilisez plutôt des coordonnées génériques, afin de ne pas avoir à téléverser une nouvelle version tous les quelques mois.
Pour les documents qui servent un objectif similaire (p. ex., politiques, ententes de confidentialité), utilisez un modèle et une disposition des champs uniformes. Cela offre au personnel devant signer une expérience prévisible, claire et cohérente à chaque fois.
Conseils avant d'enregistrer et d'envoyer
Enregistrez le document en format PDF et envoyez-le à votre gestionnaire de la réussite client pour le téléversement. Gardez ce qui suit à l'esprit :
- Finalisez le contenu avant de l'envoyer. Une fois qu'un document est téléversé et configuré comme service, toute modification nécessite le téléversement d'une nouvelle version.
- Si vous avez plusieurs documents connexes à envoyer ensemble (p. ex., une politique et son formulaire de reconnaissance), envoyez-les à votre gestionnaire de la réussite client en même temps.
- Si les documents doivent être signés dans un ordre précis, indiquez l'ordre prévu lorsque vous les envoyez.
- Utilisez une convention de nommage uniforme (p. ex., nom du document suivi de la date d'entrée en vigueur) pour faciliter le suivi des versions, particulièrement pour les documents récurrents ou annuels.
- Utilisez un PDF natif et basé sur du texte plutôt qu'une image numérisée, afin d'assurer la clarté du document.
- Ne protégez pas le PDF par mot de passe.
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