Les violations constituent le système d'alerte précoce d'Horizon : elles signalent les membres du personnel dont les résultats sont inférieurs aux exigences de conformité de votre organisation. Cet article explique ce qu'est une violation, en quoi elle diffère d'un incident, comment les violations sont détectées, où les trouver, et comment enquêter sur une violation et la résoudre.

TABLE DES MATIÈRES

• Qu'est-ce qu'une violation?
• Violations et incidents : quelle différence?
• Comment les violations sont détectées
• Où trouver les violations
• Les onglets d'une fiche de violation
• Enquêter sur une violation et la résoudre
• Foire aux questions (FAQ)
  • Dois-je documenter chaque résolution de violation?
  • Quelle est la différence entre Accepter et Éviter
  • Où puis-je trouver les violations actives?
  • Quelle est la différence entre une violation et un incident?

Qu'est-ce qu'une violation?

Une violation est créée automatiquement lorsque les résultats de vérification d'un membre du personnel tombent sous le seuil défini par une des règles de votre organisation. Il s'agit d'un signal d'alerte précoce, et non d'un événement réel : rien ne s'est encore produit, mais une action est requise pour le prévenir.

Exemple : la certification de formation obligatoire d'un employé arrive à expiration. Aucun incident ne s'est produit, mais l'employé est désormais non conforme, et Horizon crée donc une violation pour révision. La même logique s'applique quel que soit le secteur : un permis expiré, un rapport médical périmé ou une nouvelle vérification d'antécédents manquée déclencheraient une violation de la même façon.

Chaque violation fait l'objet d'une révision et d'une résolution documentées. C'est ce qui constitue votre piste d'audit.

Violations et incidents : quelle différence?

• Violation : Créée automatiquement par Horizon lorsqu'une règle échoue. Rien ne s'est encore produit, mais une action est requise pour le prévenir.
• Incident : Un événement réel qui s'est déjà produit (par exemple, une collision de véhicule ou un échec d'inspection routière). Les incidents sont consignés manuellement par votre équipe et associés au risque concerné.

Remarque : Une violation peut exister sans incident, et un incident peut survenir sans violation préalable. Les deux sont suivis sous le même risque afin de conserver un historique de conformité complet.

Comment les violations sont détectées

Les violations sont déclenchées par les règles configurées pour chaque risque dans votre Registre des risques. Une règle comporte quatre éléments :

• Contexte : Le service de vérification précis auquel la règle s'applique (par exemple, Criminel Canada)
• Paramètre : Le point de données du rapport de vérification que la règle examine (par exemple, possède un dossier criminel)
• Opérateur : La logique de comparaison utilisée pour évaluer le paramètre (par exemple, « est égal à »)
• Valeur : La condition qui, lorsqu'elle est atteinte, déclenche la violation (par exemple, « Oui »)

Lorsqu'un résultat de vérification correspond à la condition d'une règle, Horizon génère automatiquement une violation et l'associe au risque et au membre du personnel concernés.

Où trouver les violations

Les violations peuvent être consultées à trois endroits :

• Tableau de bord : les widgets Dernières violations et Aperçu des violations affichent les violations actives pour l'ensemble de votre organisation.
• Registre des risques : ouvrez la fiche du risque concerné et accédez à son onglet Violations actives pour voir toutes les violations associées à ce risque précis.
• Profil du membre : ouvrez le profil d'un membre du personnel et accédez à son onglet Violations actives pour voir les violations associées à cette personne.

Les onglets d'une fiche de violation

Lorsque vous ouvrez une violation, les onglets suivants sont disponibles :

• Révision : Indique le nom du réviseur, l'action prise (Accepté ou Évité) et la description de cette action, pour la piste d'audit.
• Fil d'activité : Un journal continu où les réviseurs peuvent ajouter des notes sur le dossier et documenter les progrès réalisés vers la résolution de la violation. Le fil d'activité est visible par les membres de l'équipe ayant accès à la violation.
• Pièces jointes : Permet de joindre des documents justificatifs à la violation.
• Historique : Une vue sommaire des violations nécessitant une révision.

Enquêter sur une violation et la résoudre

Chaque violation nécessite une révision et une résolution documentées. C'est ce qui constitue la piste d'audit qui protège votre organisation lors d'inspections ou de révisions juridiques.

1. Depuis le Tableau de bord, le Registre des risques ou le profil d'un membre, cliquez sur la violation que vous souhaitez réviser.
2. Passez en revue les détails : le membre du personnel, la règle en cause et le résultat de vérification sous-jacent.
3. Assignez la violation au réviseur approprié.

Remarque : Une fois le réviseur sélectionné, celui-ci ne peut plus être modifié.

4. Enquêtez et agissez sur la violation avant de la résoudre. Prenez les mesures nécessaires pour y répondre, par exemple en demandant des documents à jour ou en effectuant un suivi auprès du membre du personnel.
   • Si plusieurs membres de l'équipe travaillent sur la même violation, utilisez le fil d'activité pour consigner les notes et les progrès réalisés. Cela permet à tous de rester alignés sur ce qui a déjà été fait.
   • Si le membre du personnel devait signer un document physique, cliquez sur Téléverser des documents pour l'ajouter en pièce jointe. Tous les fichiers téléversés apparaissent dans la section Pièces jointes.
5. Une fois la violation entièrement examinée, sélectionnez une résolution :
   • Accepter : Le risque est confirmé et formellement reconnu. Aucune action n'est prise, et l'organisation assume le risque résiduel restant. Exemple : une vérification des antécédents révèle une infraction mineure survenue il y a une décennie, sans lien avec les responsabilités du poste. Le réviseur confirme qu'elle ne représente aucun risque significatif pour le poste, marque la violation comme Acceptée et documente que la conclusion a été examinée et ne justifie aucune action.
   • Éviter : Une action est prise pour atténuer le risque, ce qui élimine tout risque résiduel (par exemple, suspendre un conducteur pendant que son permis est invalide). Exemple : Suspendre un conducteur pendant que son permis est invalide constitue une résolution de type Évité, puisque l'organisation a pris une mesure pour éliminer le risque.
6. Documentez la raison de votre décision. Soyez aussi précis que possible sur ce qui a été fait. Cette description, combinée au fil d'activité et aux pièces jointes, constitue votre piste d'audit.
7. Cliquez sur Révision pour clôturer la violation.

Bonne pratique : Cliquer sur Révision résout la violation et la clôture de façon définitive. Elle ne peut plus être rouverte par la suite. Assurez-vous donc que toutes les actions sont terminées et documentées, que ce soit dans les notes de résolution, le fil d'activité ou les pièces jointes, avant de cliquer sur Révision.

Foire aux questions (FAQ)

Dois-je documenter chaque résolution de violation?

Oui. Chaque violation doit être résolue avec une raison documentée, peu importe le résultat. Cela crée un registre vérifiable de la manière dont chaque enjeu de conformité a été traité.

Quelle est la différence entre Accepter et Éviter

Accepté signifie que l'organisation a reconnu le risque et l'assume sans autre action. Évité signifie qu'une action a été prise pour éliminer le risque.

Où puis-je trouver les violations actives?

Les violations actives apparaissent à trois endroits : le Tableau de bord, la fiche du risque concerné dans le Registre des risques, et l'onglet Violations actives du profil du membre du personnel.

Quelle est la différence entre une violation et un incident?

Une violation est une alerte précoce automatisée générée lorsqu'une condition de règle est remplie. Rien ne s'est encore produit, mais une action est requise. Un incident est un événement réel qui s'est déjà produit et qui est consigné manuellement par votre équipe.