Cet article explique comment lancer une vérification pour un membre de l'effectif, consulter toutes les vérifications de votre organisation, vérifier leur statut, annuler une vérification, consulter les résultats et télécharger les rapports.

TABLE DES MATIÈRES

• Qu'est-ce qu'une vérification?
• Lancer une vérification
  • Planification automatisée
  • Lancer une vérification manuellement
• Consulter toutes les vérifications
• Calendrier des rappels
• Annuler une vérification en cours
• Renvoyer une vérification
• Consulter le résultat d'une vérification
• Foire aux questions (FAQ)
  • Puis-je lancer une vérification manuellement?
  • Où puis-je voir toutes les vérifications de mon organisation, pas seulement celles d'un membre?
  • Que se passe-t-il si une vérification n'est pas complétée à temps?
  • Puis-je annuler une vérification une fois qu'elle est en cours?
  • Puis-je voir les résultats d'une vérification qui n'est pas encore terminée?

Qu'est-ce qu'une vérification?

Une vérification est un contrôle de conformité ou une demande de document unique effectué pour un membre de l'effectif, comme un relevé de conduite, une vérification des antécédents criminels ou une signature de document. La plupart des vérifications se lancent automatiquement selon le profil de risque assigné à un membre, mais vous pouvez également en lancer une manuellement en tout temps.

Lancer une vérification

Les vérifications se lancent automatiquement selon le profil de risque d'un membre, ou peuvent être déclenchées manuellement en tout temps.

Planification automatisée

L'ajout d'un membre de l'effectif à un profil de risque configuré l'inscrit automatiquement à une surveillance planifiée. Une fois assigné, Horizon gère le moment de chaque vérification pour ce membre sans qu'aucune action supplémentaire ne soit requise :

• Si aucun résultat n'est encore disponible pour la vérification, Horizon la lance à 9 h le lendemain pour générer un résultat. Une fois qu'un résultat est obtenu, les occurrences futures suivent les paramètres de récurrence configurés pour ce service.
• Si un résultat est déjà disponible, la vérification suit dès lors le calendrier de récurrence configuré sur le profil de risque.

Lancer une vérification manuellement

La plupart des vérifications sont lancées automatiquement selon le profil de risque et les paramètres de récurrence d'un membre. Suivez ces étapes si vous devez en déclencher une en dehors de ce calendrier.

1. Accédez à l'onglet Ressources humaines et sélectionnez Membres.
2. Cliquez sur le nom du membre pour ouvrir son profil.
3. Sélectionnez l'onglet Vérifications.
4. Cliquez sur le bouton Démarrer la vérification.
5. Sélectionnez la ou les vérifications que vous souhaitez lancer.
6. Cliquez sur Démarrer la vérification pour lancer.

Remarque : Si la vérification nécessite une action de la part du membre de l'effectif, comme le téléversement d'un document ou une signature, il sera automatiquement contacté par courriel (et par SMS si un numéro de téléphone est au dossier) avec les instructions à suivre.

Consulter toutes les vérifications

Chaque vérification a un statut qui reflète où elle se trouve dans le processus :

• Planifiée : Planifiée, mais n'a pas encore commencé.
• En cours : Envoyée et en attente d'achèvement ou de signature.
• Terminée : Complétée avec succès.
• Échouée : Le délai est écoulé et la vérification doit être relancée.
  Exemple : un document requis n'est jamais soumis, une information requise est manquante, ou une demande auprès d'un fournisseur externe ne peut pas être satisfaite.
• Annulée : Arrêtée intentionnellement par l'action d'un utilisateur.

Calendrier des rappels

Une fois qu'une vérification est envoyée, Horizon rappelle automatiquement au destinataire de la compléter après 24 et 48 heures.

Si la vérification est toujours incomplète après 72 heures et que vous souhaitez réinitialiser le calendrier des rappels, la vérification doit être annulée puis renvoyée.

Annuler une vérification en cours

1. Accédez à l'onglet Vérifications.
2. Sélectionnez la vérification que vous souhaitez annuler.
3. Cliquez sur Annuler la vérification en haut à droite de votre écran.
4. Cliquez de nouveau sur Annuler la vérification pour confirmer.

Renvoyer une vérification

Pour renvoyer une vérification qui est :

• En cours : Annulez d'abord la vérification, puis lancez-en une nouvelle.
• Terminée ou Annulée : Ces statuts sont déjà finaux, il n'est pas nécessaire de les annuler. Vous pouvez lancer une nouvelle vérification en suivant les instructions de la section Lancer une vérification manuellement ci-dessus.

Remarque : Renvoyer une vérification génère un nouvel enregistrement de vérification; cela ne redémarre ni n'écrase l'original.

Consulter le résultat d'une vérification

À partir de l'onglet Vérifications

1. Accédez à l'onglet Vérifications.
2. Sélectionnez la vérification que vous souhaitez consulter.

À partir du profil d'un membre

1. Accédez à Ressources humaines > Membres.
2. Cliquez sur le nom du membre pour ouvrir son profil.
3. Sélectionnez l'onglet Vérifications.
4. Cliquez sur la vérification que vous souhaitez consulter.

Remarque : Vous ne pourrez consulter les résultats que d'une vérification dont le statut est Terminée.

3. Les informations suivantes seront disponibles :

Foire aux questions (FAQ)

Puis-je lancer une vérification manuellement?

Oui. Bien que la plupart des vérifications s'exécutent automatiquement selon le profil de risque d'un membre, les administrateurs peuvent en lancer une manuellement en tout temps à partir de l'onglet Vérifications du membre.

Où puis-je voir toutes les vérifications de mon organisation, pas seulement celles d'un membre?

Accédez à l'onglet Vérifications à l'échelle de l'organisation à partir du menu principal. À partir de là, vous pouvez filtrer par statut et par plage de dates, et télécharger des rapports.

Que se passe-t-il si une vérification n'est pas complétée à temps?

Horizon envoie des rappels après 24 et 48 heures. Si la vérification est toujours incomplète après 72 heures, son statut passe à Échouée et elle doit être relancée.

Puis-je annuler une vérification une fois qu'elle est en cours?

Oui. Ouvrez la vérification à partir de l'onglet Vérifications et cliquez sur Annuler la vérification, puis confirmez.

Puis-je voir les résultats d'une vérification qui n'est pas encore terminée?

Non. Les résultats complets ne deviennent disponibles qu'une fois que le statut de la vérification est Terminée.